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ILE.VEREIN - die digitale Vereinsverwaltung

Mit der digitalen Vereinsverwaltung ILE.VEREIN unterstützen die Gemeinden des Ilzer Landes aktiv die vielen Ehrenamtlichen, die sich in den Vereinen engagieren. Mit ILE.VEREIN erleichtert sich zum Beispiel die Pflege der Mitgliederdaten, die Organisation von Veranstaltungen oder auch der Einzug von Mitgliedsbeiträgen. Es lassen sich Ehrungslisten erzeugen, Geburtstagserinnerungen anzeigen oder ein gemeinsamer Kalender pflegen.

Ziel ist es, den Ehrenamtlichen wieder mehr Zeit zu geben für die Vereinsarbeit, die wirklich Spaß macht.

Nähere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite ILE.DIGITAL und unter .

Nach dem Anmelden in der Vereinsverwaltung wird sofort der aktuelle Kalender angezeigt, mit allen Terminen die anstehen. Daneben sehen Sie die Geburtstage der nächsten Zeit, so dass Ihnen nie wieder durch die Lappen geht, wenn ein Mitglied seinen Ehrentag feiert. Selbstverständlich kann sich jeder Benutzer seinen Startbildschirm an seine Bedürfnisse anpassen.

ILE.VEREIN arbeitet komplett webgestützt. Das heißt, Sie müssen kein Programm installieren, es reicht eine Internetverbindung und ein Browser. Alle Daten werden entsprechend den geltenden Datenschutzgesetzen auf professionell gewarteten Servern gespeichert.

Und bei einem Wechsel in der Vorstandschaft müssen nie mehr wieder Dateien und Listen ausgetauscht werden. Der/die neue Verantwortliche bekommt einen Zugang zugeteilt, der alte Zugang wird deaktiviert und fertig.

Alle Verantwortlichen des Vereins greifen auf die gleichen Mitgliederdaten zurück. Ruft etwa ein Mitglied beim Spartenleiter an und gibt eine Adressänderung bekannt, ändert dieser die Mitgliederdaten. Ab sofort bekommen alle anderen Verantwortlichen die aktuelle Adresse angezeigt, wenn sie auf die Daten des Mitglieds gehen. Selbstverständlich ist immer ersichtlich, wer eine Änderung vorgenommen hat.

Mitglieder können verschiedenen Gruppen und Kategorien zugeordnet werden. Nach diesen lässt sich die Mitgliederliste filtern und sortieren. So lässt sich beispielsweise schnell die Gruppe "Wettkampfsmannschaft 2" per Mail informieren.

Ein wesentliches Element in ILE.VEREIN ist der Terminkalender. Er gibt eine Übersicht über alle Vereinstermine. Diese können unterschiedlichen Kategorien zugeordnet werden, die dann auch farblich kenntlich gemacht werden können.

Mittels vorbereiteter Schnittstellen kann der Terminkalender einfach in die Vereinswebseite integriert werden oder auch in Outlook eingebunden werden. Mit einem Mausklick können öffentliche Termine in dem Kalender von ILE.DIGITAL veröffentlicht werden. So wird Ihre Veranstaltung nicht nur schnell und einfach beworben. Diese Funktion kann auch dazu verwendet werden, die Termine innerhalb eines Ortes oder einer Region zu koordinieren und so Überschneidungen zu vermeiden.

Ist ein Termin im Kalender eingetragen, so kann man davon ausgehend auch gleich die ganze Veranstaltung organisieren. Sie können Rahmenbedingungen festlegen wie Mindestteilnehmerzahl, maximale Teilnehmerzahl, Kosten oder auch Altersbeschränkung.

Sie können Personen, die Sie bereits gespeichert haben per Mail zu der Veranstaltung einladen. In dieser Mail finden sich Schaltflächen, die nur angeklickt werden müssen, wenn die eingeladene Person sich anmelden möchte.

Ebenso können automatisch Webformulare erstellt werden. Je nach ihren Vorgaben können sich gespeicherte Personen oder auch neue Personen anmelden, mit oder ohne Begleitpersonen. Sie können Aufsichtspersonen ebenso benennen lassen wie Sie Gruppenanmeldungen zulassen können. Den Link zu den Webformularen können Sie per Mail verschicken, in Ihre Webseite integrieren oder auch gemeinsam mit dem Termin auf ILE.DIGITAL veröffentlichen.

In ILE.VEREIN haben Sie stets aktuelle Übersicht, wer sich angemeldet hat und können sich von dort aus Teilnehmerlisten erstellen lassen.

Jeder Verein lebt von den Menschen, die mitmachen. Besonders wertvoll sind langjährige Mitglieder, die Jahrzehnte einen Verein mit getragen haben. Ihnen zu danken ist Sinn und Zweck von Ehrungen. Dazu werden lange Listen durchforstet, denn nichts ist unangenehmer als jemanden hier zu vergessen.

Mit ILE.VEREIN kann das nicht mehr passieren. Mit dem Reporting lassen sich Ehrungslisten automatisch erzeugen. Ganz genauso geht es übrigens auch mit Geburtstagslisten, Adresslisten etc. Alle gespeicherten Daten lassen sich aufarbeiten und ausgeben, ganz ohne vertiefte Programmierkenntnisse.

Wichtig für den Verein ist auch die Kommunikation mit den Mitgliedern. Dazu müssen Sie nicht erst die Daten aus ILE.VEREIN herauslesen und in ihr Mailprogramm importieren. Mails lassen sich direkt aus ILE.VEREIN verschicken. Die Empfänger lassen sich anhand gespeicherter Kriterien, Gruppen- und Kategoriezugehörigkeit filtern

Und wenn es die klassische Post sein soll, dann nutzen Sie einfach die Serienbrieffunktion. Drucken Sie diese aus oder verschicken Sie diese an einen Versanddienstleister, der Druck, Kuvertierung und Versand für Sie übernimmt (nicht in ILE.VEREIN enthalten).

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